تنقسم الكتابة الإدارية إلى ثلاث مراحل أساسية:
المرحلة الأولى: تتمثل بتحديد الغرض من الكتابة الإدارية أو المراسلة وهذه المرحلة تعتبر أهم مراحل الكتابة الإدارية عن طريق تحديد الموضوع والأطراف المعنية وتحديد العنوان وترتيب الأفكار الرئيسية.
المرحلة الثانية: وهي جمع المعلومات وتنظيمها في الرسالة التي يراد ارفاقها في المراسلة أو التقرير.
المرحلة الثالثة و الأخيرة: المراجعة النهائية قبل الإرسال.