بالتأكيد محضر الاجتماع يعد من أهم أركان الاجتماع إذ يعد الأداة التي توثق كل مجريات الاجتماع و أحداثه و تحدد المسائل التي تمت مناقشتها و الأفكار التي تم طرحها , باختصار يعد وسيلة تنظيم و ترتيب لأهم أحداث الاجتماعات .
و إن كنت المسؤول عن كتابة المحضر أنصحك بأن تكون قد نمت جيدا, لأنه يتطلب منك أن تكون على درجة عالية من التركيز و الانتباه على كل مجريات الاجتماع و تدوينها .
ويتم كتابة المحضر بإتباع الخطوات الآتية :
-كخطوة سابقة لبدء الاجتماع, يجب على المكلف بكتابة المحضر أن يجهز الأداة التي سيكتب عليها كل الملاحظات و المعلومات الخاصة بالاجتماع, قد تكون أجندة خاصة بالاجتماع أو من خلال الابتوب و في هذه الحالة عليك أن تمتلك مهارات الطباعة .
-أما الآن فأنت داخل الاجتماع, لكن احرص قبل البدء أن تكون سجلت اليوم , و التاريخ ,و وقت انعقاد الاجتماع قبل كل شيء و سجل أيضا السبب الرئيسي من هذا الاجتماع .
- الآن بدأ الاجتماع,سجل أسماء الحضور , و في حال كان عددهم كبير جهز سجل للأسماء المفروض تواجدها ليتم عرضها عليهم واحد واحد, ليقوموا بتأكيد تسجيل حضورهم .
- على كاتب محضر الاجتماع أن يقرأ على الحضور النقاط أو الأفكار التي سيدور الاجتماع حولها و تذكيرهم بأهم ما سيتم مناقشته ليكون الكل على علم بسبب الاجتماع .
-ابق معك نسخة من محضر الاجتماع السابق لتبقى على علم بكل ما تمت مناقشته و ما ينبغي عليكم مناقشته اليوم و في حال طُلب منك أي استفسار عن أحداث سابقة.
-إذا طُلِبَ من الحضور التصويت أو الإجماع على أمر ما ,يجب عليك تدوين الأصوات و كتابة أسماء من هم مع تنفيذ القرار و من هم ضده
-عليك أن تكون سريع الملاحظة و تركز بكل ما يقال و من يقوله و إن فاتك شيء عد و اسأل عنه من صاحبه,و سجل كل ذلك في المحضر, تعتبر هذه الملاحظات مهمة جدا إذ يتم إجراء العديد من القرارات بناءا عليها .
-و في نهاية الاجتماع ,إكتب وقت انتهائه بالتحديد, و سجل ما تم حله بشكل تام خلال هذا الاجتماع و ما الأمور التي لم تحل أو بحاجة للمناقشة لاحقا, كي لا تنسى أي شيء تم طرحه
118 مشاهدة
