ما هو الهدف من كتابة وقائع الاجتماع

لا تخلو أي شركة أو مؤسسة من عمل الاجتماعات؛ لما تحمله من أهمية تساعد المؤسسات و الشركات لتحقيق الأهداف و حل المشكلات  اتخاذ القرارات المهمة.
و يتم كتابة وقائع الاجتماع من خلال محضر الاجتماع و هو مست يقوم بإنشائه أحد المسؤولين عن الإجتماع لتخليص ما حدث خلال الاجتماع, و يجب مراعاة عدة أمور عند كتابة وقائع الاجتماع و هي: 

* تاريخ و مكان الاجتماع .
* اسم المسؤول عن الاجتماع و اسماء الحضور .
*  البنود التي تمت مناقشتها أثناء الإجتماع .
* الاراء و القرارت التي تم اتخاذها .

و يعد الهدف الرئيسي لكتابة وقائع الاجتماع هو تسجيل قرارات المجتمعين وتوصياتهم حتى لا تنسي ,وتسجيل اسماء من حضر الجلسه وتدوين مناقشاتهم واقوالهم واجاباتهم على بعض , امكانية الاستعانة بها في الاجتماعات الجديدة اذا كان يترتب على نفس محاور الاجتماع السابق, و الرجوع اليه عند الحاجة.

أمور يجب توافرها في الشخص الذي يكتب ما حدث في الاجتماع :

* التركيز و الاستماع الجيد للمتحدثين في الاجتماع.

* القدرة على تسجيل كلام المتحدثين و المتابعة بشكل دقيق.

* الكتابة بلغة واضحة و مفهومة و الابتعاد عن المصطلحات الغامضة.

* القدرة على حفظ ملخص الاجتماع و الرجوع اليه عند الحاجة. 

* الاستعداد الجيد لتسجيل وقائع الاجتماع من خلال تحضير الأدوات 
اللازمة مثل القلم و الورق.

* كتابة ملخص للاجتماع و الابتعاد عن التفاصيل الكثيرة و الغير مهمة.