التكلم كثيراً والسيطرة على الاجتماع من قبل المدير تعد إحدى الديناميكيات السيئة التي تعرض الاجتماع للفشل وتجعل الموظفين في حالة استياء شديدة لأنها ستفقدهم شعورهم بروح الفريق وأنهم جزء من هذا العمل وعدم الاهتمام لأرائهم .
وأنت كمدير لتقوم بإدارة اجتماعك بشكل فعال وناجح دون فرض السيطرة والتكلم كثيراً يجب عليك الانتباه والتركيز على عدة أمور مهمة وهي : .
* التجهيز الجيد للاجتماع
( تعد هذه الخطوة أول وأهم الخطوات قبل بدئك بالاجتماع ، أن تقوم بدراسة كل شيء متعلق بالاجتماع ،
وتضع الأهداف والنقاط التي تريد مناقشتها بوضوح وتدَون الملاحظات المهمة على أجندتك الخاصة ،
أن تقوم بإعداد خطابك بشكل جيد ومختصر تقوم به في الترحيب بالمشاركين في الاجتماع وإخبارهم عن الأفكار اتلي ستتم مناقشتها بشكل عام )
* إعلام الموظفين بالاجتماع قبل عقده
( يجب أن يتم إخبار الموظفين الذين سيشاركون بالاجتماع قبل وقت كافي من موعده والأهم من ذلك أن يتم إطلاعهم على الأفكار والمواضيع التي ستتم مناقشتها خلال الاجتماع
وذلك ليقوم كل موظف منهم بدراسة هذه المواضيع والتحضير لها وكتابة أفكارهم وملاحظاتهم الخاصة حتى تتسنى لهم الفرصة في الاجتماع للتحدث عنها بوضوح ومناقشتها مع المدير والموظفين المشاركين )
* التفاعل مع المشاركين
( أهم ما يجعل الاجتماع ناجح هو العمل بروح الفريق ، من خلال إتاحة الفرصة لجميع الموظفين بالمشاركة والنقاش وإبداء آرائهم والاستماع لهم ،
والعمل على تقبل وجهات النظر المختلفة ومحاولة الإجماع على وجهة نظر وفكرة واحدة صحيحة لاتخاذ القرار المناسب بالإجماع ،
لذلك يفضل عند عقد الاجتماعات أن لا يكون عدد المشاركين كبيراً حتى يتم الاستماع للجميع وإمكانية ضبط الاجتماع بشكل أفضل )
* لا تنسى بأنك القائد هنا
( أن تعطي كل فرد فرصته للتحدث وجعل المشاركين يتناقشون فيما بينهم لكن عليك إبقاء زمام الأمور في يدك بأن لا يأخذ أحد فرصة الآخر ،
والتوقف عن التحدث في فكرة والانتقال إلى الأخرى ،
والأهم من ذلك أن تعطي اهتماماً للغة الجسد الخاصة بك كالتحكم بنبرة صوتك على حسب اختلاف الموقف والمحاولة توزيع نظرك على كل المشاركين وليس على شخص واحد لأن التواصل البصري من أقوى أنواع التواصل التي تجعل الفرد على انتباه دائم وتحسسه في وجوده بالجلسة )
116 مشاهدة
