يقصد بالأجندة هو جدول العمل الذي يتم تخطيطه وإعداده قبل البدء بالاجتماع ، وتحديد مسبق للكيفية التي سيسير عليها الاجتماع ، وتحديد الموضوعات التي ستتم مناقشتها في الاجتماعات ووضع الإطار الزمني لتسلسل المواضيع ، وليكون الاجتماع فعَال ويحقق هدفه يجب التخطيط الذكي في وضع أجندة الاجتماع .
* وضع العنوان المناسب للأجندة وتحديد الهدف الرئيسي من الاجتماع بوضوح كاتخاذ القرار المناسب في قضية معينة ، ووضع المعلومات التفصيلية عن الاجتماع مثل تاريخه ووقته ومكانه والأعضاء الذين سيشاركون بالحضور.
* ترتيب الموضوعات في الأجندة حسب الأهمية والبدء بالموضوعات الأهم ثم المهم ثم الأقل أهمية ولذلك محاولة لاستغلال الوقت المتاح في الاجتماع لعرض المواضيع تسلسلياً حسب أهميتها .
* الاستماع لاقتراحات المشاركين في الاجتماع واخذ المعلومات والأفكار حول المواضيع التي يرغبون بطرحها للنقاش في الاجتماع وذلك من خلال التواصل معهم أثناء تجهيز الأجندة ، وإرسال نسخة من أجندة الاجتماع للأعضاء قبل الاجتماع بفترة قصيرة ولذلك ليستعدوا جيداً.
* وضع الإطار الزمني لأجندة الاجتماع وتحديد وقت لكل موضوع أو فكرة سيتم طرحها وذلك بما يتناسب مع أهميتها ومجالات النقاش فيها ، والحرص دائماً على ترك مدة زمنية في بداية الاجتماع وذلك لاستقبال الأفراد المشاركين وأخذ أماكنهم وتهيئة المكان للاجتماع ، وأيضاً ترك الوقت الكافي في نهاية الاجتماع من أجل مناقشة موضوع مختلف قد يريده الأفراد المشاركين أو للاستماع إلى اقتراحاتهم والإجابة على بعض الاستفسارات التي يتساءلون عنها .
بعض الشركات قد تستخدم قوالب أجندة اجتماعات جاهزة التصميم ومحددة الهوامش ، يقوم الأفراد بالعمل على تنسيق جداول الأعمال من خلالها .
1126 مشاهدة
