التزام الموظفين بالعمل من أساسيات العمل , وقد يحصل ظرف طارئ مع الموظف ويمنعه من الحضور للعمل , او قد يغيب عنه لعدم رغبته بالحضور , وتوضح الدراسات أن هناك نسبة 3% من مجموع الموظفين الكلي يتغيبون عن العمل لأسباب خارجة عن إرادتهم . يجد أصحاب العمل أنه من الضروري حساب وتحليل نسبة غياب الشهرية لتحديد مجالات الاهتمام والتدخلات الواجب فعلها, وتقدر نسبة غياب الموظف الشهرية عبر المعادلة التالية:
- أيام الغياب / أيام العمل * 100.
هناك طريقة فعالة لمتابعة دوام الموظفين وأيام الغياب بطريقة احترافية ومنظمة عن طريق برنامج " اكسل" عبر الخطوات التالية:
- من جهاز الحاسوب افتح على برنامج اكسل.
- لتنظيم الجدول عليك تخصيص بعض العمدان لوضع المسميات مثل , خصص اول عامود لترقيم الموظفين, وعامود اخر ل " iD الموظفين " اذا كان متوفر.
- العمود المجاور ضع أسماء الموظفين .
- ثم عليك تطبيق معادلة تحسب لك الأيام المراد تسجيل الغياب والحضور فيها بدل كتابتها يدوياً : في أي خلية فارغة (مستطيل) بأعلى الجدول , اكتب تاريخ اول يوم بالشهر(1/9/2021) واكتب بالخلية المجاورة هذه المعادلة ( =D1+1) وحدد باقي المستطيلات جانبياً , سيقوم البرنامج بكتابة باقي تاريخ الشهر تلقائياً.
- ويوفر البرنامج خاصية التنسيق مثل تغيير لون الفراغات ولون الخط وحجمه.
- لتحديد أيام الحضور اكتب بجانب اول اسم أي حرف تريده يدل على الحضور مثلا (ح) ثم حدد جميع خلايا الجدول بالماوس واضغط (CTRL+ENTER), سينسخ الحرف تلقائيا على باقي الخلايا.
- لتحديد أيام الغياب اختر أي حرف يدل على الغياب مثلا (غ) ثم اتجه ل
(CONDITIONAL FORMATING ---->HIGHLIGHT CELLS----> EQUAL TO) ثم اكتب الحرف الذي يدل على الغياب بأول خيار وبثاني خيار يمكنك تخصيص لون الحرف والخط لتفرقه عن الباقي. عند كتابة الحرف ستلاحظ فوراً الحضور من الغياب.
- أخيرا , نسبة الغياب الشهرية لكل موظف , بجانب خلية اخر تاريخ في الشهر , اكتب work days , وتحتها اكتب =countif وحدد جميع الحروف التي اخترتها لأيام الحضور بالماوس , شكل المعادلة النهائي
- ("countif=(d3,ag3,"p) ثم اضغط زر ادخال.
فيديو توضيحي لحساب نسبة الغياب والحضور
:https://www.youtube.com/watch?v=xakIvdQvUuc
150 مشاهدة
