ما هي ال SOP وكيف يمكن تطبيقها في المنشأة وما مدى أهميته في تحقيق الجودة؟

تخيل أنك تعمل في قسم خدمة العملاء في متجر إلكترونيات. وإذ بعميل يحمل جهاز كمبيوتر يدخل من باب المتجر قائلًا: اشتريت هذا الجهاز بالأمس، والآن أودّ إعادته واستعادة مالي. وهنا ستجد نفسك مدفوعًا لقراءة مجموعة من القواعد المكتوبة المعمول بها حول كيفية التعامل مع هذا الموقف.

هذه المجموعة المكتوبة من القواعد هي ما يعرف باسم إجراءات التشغيل القياسية أو ما تُعرف اختصارًا بـ "SOP".

بعبارة أخرى، يمكننا تعريف إجراءات التشغيل القياسية "SOP" على أنها مجموعة من 

الإرشادات المكتوبة التي تصف -خطوة بخطوة- كيفية تنفيذ مهام روتينية. بحيث يتوجب على الموظفين إتمامها (بالطريقة نفسها تمامًا في كل مرة) للمحافظة على سير العمل ثابتًا.

يمكن تطبيقها في المنشأة من خلال اتباع 5 خطوات:

لا يتيح إجراء التشغيل القياسي المكتوب لموظفك معرفة الكيفية التي يجب أن يقوموا بها بعملهم، بل يتيح لهم معرفة السبب. عندما تشرح للموظفين سبب تنفيذ المهام بطريقة معينة، فالأرجح أن يلتزموا بها.

لا شكّ أن إجراءات التشغيل القياسية تستهلك وقتًا طويلاً في البداية، ولكن حين تلمس (سلاسة العمل) بنفسك ستُدرك أنها كانت تستحق العناء بالفعل!

وهنا نصل للسؤال الأهم: ما مدى أهمية إجراءات التشغيل القياسية في تحقيق الجودة؟

أرجو أن أكون قد أفدّتك بإجابتي 3>

(SOPs) هي اختصار للكلمات التالية  "Standard operating procedures" ،وهي عبارة عن إجراءات التشغيل القياسية والتي تمثل مجموعة من الإرشادات التي توضح خطوة بخطوة التعلميات والارشادات التي يجب ان يقوم بها الموظف اثناء قيامه بالعمليات التشغيلية المتنوعة في وظيفته.

وبشكل عام؛ عندما يتبع الموظفون إجراءات التشغيل القياسية والموحّدة نفسها في كل مرة وبشكل كامل وواضح لوظيفة معينة ، فإن ذلك يجعل طريقة الاداء تتبع نظام عمل ومعايير واحدة مهما اختلف الموظف الذي يقوم بها... مما يقلل احتمالية الخطأ الانساني النابع من اجتهاد الموظف لانه يتبع الارشادات الموحدة..
وكنتيجة حتمية لذلك فإن المنتج سيكون ضمن جودة ثابتة وله مواصفات يمكن التنبؤ بها..
وبالتالي أهمية (SOPs) الأساسية هي "إنتاج نفس المنتج والمحافظة على جودته على المدى الطويل، وكذلك رفع كفاءة وزيادة إنتاجية العمل".

وكأولى الخطوات في تطبيقها في المنشأة هي كتابة إجراءات التشغيل القياسية الموحدة، ومن إنشاء قائمة مرجعية / checklist لهذه الاجراءات من أجل الحفاظ على البقاء على المسار الصحيح بحث تشكل وثائق لتدوين ان الخطوات تمت بالشكل المعياري ضمن ال (SOPs)... وخلال ذلك يتم تدريب الموظفين على أهمية هذا النظام بل مشاركتهم آرائهم ليسهل عملية تبني الموظفين تطبيق هذه الاجراءات على أكمل وجه، وايضاً تدريبهم على فهم وتطبيق هذه الارشادات حسب الاصول مع التوثيق وكتابة التقارير المطلوبة.