تعتبر السكرتارية الإلكترونية / Electronic secretary من الوظائف الحديثة و التي يتم إعطاء دورات خاصة فيها من أجل اتقانها، و هي من الوظائف التي تتطور مع سرعة تطور العصر التكنولوجي المذهل حيث أصبحت معظم المهام حاليًا يتم تأديتها إلكترونياً و تعتمد على التكنولوجيا بشكل مباشر و غير مباشر، و تعني القيام بالمهام الإدارية و العملية إلكترونياً و استخدام فن الاتيكيت، و كتابة التقارير و استخدام برامج Microsoft office في القيام بهذه المهام.
و السكرتارية هي مهمة متخصصة في أداء الاعمال المكتبية مثل المراسلات و التقارير و الأرشفة و استقبال الزوار و توجيههم بالإضافة إلىاعداد المكاتبات و تساعد في زيادة فاعلية الإدارة، حتى قد يصل السكرتير إلى منصب أعلى كأن يصبح مدير مكتب، و هنا أصبحت هذه المهام تتم إلكترونياً بحيث يقوم السكرتير الإلكتروني بالعمل على قواعد البيانات مثل Excel و غيرها و التي تحوي بيانات العمل و العملاء و الأمور الخاصة بالشركة و المحولة للسكرتير بالإضافة إلى استقبال المكالمات و المواعيد من خلال الهاتف او مواقع و حسابات الشركة / مكان العمل و تحويل التقارير و العملاء و توجيههم إلى الشخص المعني، لذا يفضل أصحاب المكاتب او الشركات و قسم الموارد البشرية دائمًا اختيار الأشخاص ذوي الخبرة و الكفاءة والفطنة لمثل هذه الوظيفة و ممن لديهم القدرة على العمل تحت الضغط و لديهم المرونة في التعامل مع الزوار وغيرهم ممن يرتبطون بمجال العمل لتسهيله.
من أهم المميزات التي يجب أن يتحلى بها السكرتير الإلكتروني ما يلي :
- اللباقة و الاحترام.
- الأخلاق الحميدة و الأمانة.
- العلاقات الشخصية و العملية.
- احترام مواعيد العمل.
- اتقان اللغة الأم و اللغة الإنجليزية.
- سرعة الإنتباه و البديهة.
- الإلمام بالنظم الإدارية.
- الثقافة بالأمور الإجتماعية.
21 مشاهدة
