في التصوير تقوم باستخدام جهاز ماسح ضوئي وهو عبارة عن جهاز إدخال حساس للضوء يقرأ النصوص والرسومات المطبوعة ثم يترجم النتائج إلى نموذج يمكن للكمبيوتر معالجته. بينما في الطباعة تستخدم الطابعة حيث تعد جهاز إخراج ينتج نصًا ورسومات باستخدام وسط مادي مثل الورق. توجد العديد من أنواع وأنماط الطابعات المختلفة بسرعات وقدرات وطرق طباعة مختلفة.
بمعنى أنه في حالة التصوير تقوم بإدخال الملف الذي تريد تصويره وهي الورقة التي تضعها على الماسح الضوئي، أما في حالة الطباعة فأنت تقوم بسحب الملف الذي قمت بإنشائه وتعديله على جهاز الحاسوب خارج الطابعة.
تعمل آلة التصوير أو الماسح الضوئي بحيث تنشئ ملفًا للمستند في الذاكرة بدلاً من نسخة ورقية. بمجرد مسح صورة أو مستند ضوئيًا، يمكنك عرض الكائن الممسوح ضوئيًا على الشاشة، وتعديل مظهره، وتخزينه على وسيط تخزين، وطباعته، وإرساله بالفاكس، أو إرفاقه برسالة بريد إلكتروني، أو تضمينه في مستند آخر، أو نشره على موقع ويب أوموقع للصور ليراها الجميع.
أما بالنسبة للطابعة فهناك أنواع عديدة ومواصفات مختلفة وعلى الرغم من أن العديد من المستخدمين يطبعون اليوم عن طريق توصيل جهاز كمبيوتر بطابعة بكبل،حيث تتوفر الآن مجموعة متنوعة من خيارات الطباعة.
أما في وقتنا الحالي وبهدف التكيّف مع الحياة الرقمية الجديدة، فقد ساهمت تكنولوجيا الطباعة اللاسلكية من كمبيوتر محمول أو هاتف ذكي أو كاميرا رقمية بجعل مهمة الطباعة أسهل بكثير. تقنيتان لاسلكيتان للطباعة هما Bluetooth والأشعة تحت الحمراء. باستخدام طباعة Bluetooth ، ينقل الكمبيوتر أو أي جهاز آخر المُستند أو الصورة إلى الطابعة عبر موجات الراديو. مع الطباعة بالأشعة تحت الحمراء، تتصل الطابعة بجهاز كمبيوتر أو أي جهاز آخر باستخدام موجات الضوء تحت الحمراء.