تكمن أهمية الدعوات بأنها تختصر عليك الوقت بذكر التفاصيل الخاصة باللقاء التي أُقيمت على أساسها الدعوة. فهي تشكل قالب ثابت لكتابة الدعوة ويتبقى بعد تصميمها وطباعتها كتابة الاسم المرسل له. للدعوة شكلين رئيسيين دعوة تقليدية أو ورقية، وإلكترونية ويم إرسالها على شكل رسائل إلكترونية عبر وسائل التواصل الاجتماعي وهي مريحة جداً خصوصاً أنك غير مجبر على التنقل لإيصال الدعوة وبحال كان عدد المدعوين كبير كما يمكنك تنزيل برامج وتطبيقات بهذه الخصوص.
التفاصيل التي يجب أن تحتويها الدعوة:
1. موضوع الملتقى:يختلف موضوع الملتقى فقد يكون لقاء على شكل مؤتمر أو ندوة أو لقاء لمناقشة موضوع معين أو لقاء بغرض إلقاء محاضرة توعوية. ويمكن أن يكون لقاء غير رسمي كلقاء لم شمل أو دعوة لتناول العشاء. يجب ذكر الموضوع الخاص بالملتقى لأن المدعو يجب أن يكون على اطلاع عليه للتصرف حسب أهميته من رفض أو قبول أو ارتداء ملابس بشكل معين مناسب للحدث.
2. سببه: بالتأكيد يجب أن يعلم المدعو السبب الذي أٌقيم اللقاء على أساسه. لمعرفة مدى أهمية الموضوع أو مدى اهتمامه بالقدوم أو تأجيل مشاغل أقل أهمية للحضور.
3. أهدافه: يوجد حالات معينة تستدعي ذكر الهدف. مثل دعوة من المدير للموظفين لحضور ندوة تعليمية حول موضوع يجب أن يتعلموه. أو لقاء بغرض مناقشة مشكلات معينة بمؤسسة.
4. الوقت الذي سيقام به اللقاء:يجب ذكر تفاصيل الوقت من يوم وساعة وتاريخ وعدم إغفال أي منها.
5. اسم الشخص المدعو للقاء: يمكن إضافة اسم الشخص المدعو للقاء أو مجموعة الأشخاص المدعوين. ويمكن عدم ذكر الاسم بحال كانت الدعوة عامة.
6. المكان الذي سيقام به اللقاء:يجب ذكر تفاصيل المكان من أكبر وصف لأدق وصف. مثل المحافظة المعينة ثم حي معين ثم شارع معين وأخيراً ذكر معلم بارز قريب من مكان اللقاء.
7. ملاحظات خاصة بالدعوة: مثل أن الدعوة سرية أو أن الدعوة عامة للجميع أو فقط المرسل لهم الدعوة. يمكن التأكيد على عدم التأخير أو إحضار مع المدعوين الدعوة لدخول المكان أو إحضار أجهزة الحواسيب الشخصية. أو التواصل مع مقيم اللقاء لمعرفة إمكانية حضور المدعو والسبب الذي يمنعه من الحضور.
87 مشاهدة
