ما هي أهمية التوثيق الإعلامي وكيف يتم عمله

يعتبر التوثيق الاعلامي من أهم ما يجب على المؤسسة الاعلامية القيام به إذ يقوم بتنظيم كافة المعلومات و وثائق  الإعلامية و  الإخبارية التي تم العمل عليها سواء تم عرضها أم لم يتم ,ضمن مجلدات و ملفات بطرائق مختلفة فهناك توثيق الكتروني أو ميكروفيلمي و غيرهم , ويكون الهدف منه الاحتفاظ بهذه المعلومات و الحقائق لنسب ملكيتها للمؤسسة الإعلامية أو للجرو عاليها لاحقا.
 
 و تكمن أهمية التوثيق الإعلامي  في عدة أسباب :

- بقاء المؤسسة و أعضاءها بعلم و إحاطة كاملة  بكل ما قدمته المؤسسة أو ستقدمه .

-زيادة عدد الأشخاص الذين ينتمون لمهنة الإعلام  و بذلك زيادة حاجتهم على المواد الإعلامية التي تم طرحها مؤخرا أو قديما بغرض الاستفادة منها لدراستهم أو في عملهم لاحقا

-زيادة أهمية البحوث العلمية في شتى المجالات سواء التاريخية السياسية أو الاقتصادية و حاجة الباحثين إلى وثائق و معلومات أي تعتبر بهذه الحالة بمثابة مرجع علمي للبحوث العلمية .

-وجوب توثيق الأحداث و الأخبار و المعلومات و ذلك بسبب الانفجار المعرفي الهائل الذي يشهده العالم اليوم, اذ أن الخبر الذي لا يتم توثيقه اليوم سيعتبر غدا كأنه لم يحدث بسبب سرعة توالي الأحداث و المعارف.

خطوات التوثيق الإعلامي :

 1-مرحلة الإعداد : إعداد الموضوع و الأفكار العامة المراد توثيق المعلومات و المواضيع عنها, إعداد المصادر لتي سيتم الاعتماد عليها و إنهاء التقارير التي كانت قد عملت عليها المؤسسة سواء كانت تقارير ميدانية أو مكتوبة.

2- تجميع : في هذه المرحلة نبدأ نحصل على أوراق ملموسة أو وثائق فعلية, لكنها ما زالت مبعثرة و غير مرتبة أو كالملة, لكن ما تم إعداده سابقا يتم تجميعه كاملا حتى ما لم يتم عرضه أو استخدامه  في كافة المجلات الإعلامية.
 
 3-تحديد المعلومات: من بين كل ما تم جمعه يتم تعيين أهم المعلومات و أبرزها .
 
 4-التمييز و التبويب :و هي مرحلة مهمة جدا إذ يتم فيها تصنيف هذه المعلومات التي تم جمعها و تحديدها الى فئات و تعيين العناوين الرئيسية لها و ترتيبها ضمن فهرس ليسهل الرجوع إليها لاحقا
 
 5-الترجمة: أيضا من المراحل المهمة إذ يتم فيها ترجمة كل المعلومات التي جمعت بلغات أجنبية أو مختلفة عن اللغة الأساسية للمؤسسة الإعلانية و ذلك لأغراض سهولة عرضها و استخدامها من قبل أكثر من عضو داخل المؤسسة.
 
 6- الاستنباط : بعد أن أصبحت المجلدات و الوثائق مرتبو و جاهزة يجب إضافة موجز يختصر الفكرة العامة لهذا المجلد أو الملف أو الموضوع العام الذي يتحدث عنه بالطبع لتوفير الوقت أثناء البحث عن المعلومات لاحقا
 
 7-التصوير و إنشاء أكثر من نسخة :لا تعتبر خطوة أساسية لكن قد تطلب لبعض الوثائق و ليس كلها لتسهيل استخدام هذه المعلومات من قبل أكثر من جهة سواء داخل المؤسسة أو داخلها
 
 8- تصغير الوثائق : أي حفظها بأشكال أخرى غير كونها موجودة داخل ملف أو مجلد حفظها في وسائط أصغر مثل الميكروفيلم 
وهو شريط فلمي ملفوف حول بكرة فيلمية يسجل و يحتفظ بالنصوص و الوثائق المطبوعة  داخل الملف الفيلمي .