يلزم الكثير رجال الأعمال و السياسة و الشخصيات المجتمعية الهامه يلزمهم عقد إجتماعات بشكل دوري و ذلك لطبيعة عملهم و إهتماماتهم و هذا يلزم بكتابة و إرسال دعوة الإجتماع لهم و التي لا بد من أن تتضمن ما يلي :
- كتابة يوم و تاريخ كتابة الرسالة
- تبيين إسم الشخص المدعو للإجتماع
- تحديد مكان إنعقاد الإجتماع
- تحديد زمان الإجتماع
- كتابة جدول أعمال الإجتماع