تعتبر عملية الأرشفة عملية مهمة لضمان الحقوق وحفظ البيانات والمعلومات والوثائق للرجوع إليها فيما بعد عند الحاجة إليها للاستناد على بياناتها أو استخدامها في أمر مهم أو إثبات شيء معين.
وتعتبر عملية الأرشفة مهمة أيضا في النواحي الإدارية والشركات والمؤسسات الحكومية وحيث أنها تحتاج إلى عدد كبير من الأوراق والصكوك وغيرها من الأدوات المكلفة والتي قد يؤدي كثرتها إلى فقدان جزء منها أو ضياعه وعدم السيطرة على عددها لذلك فقد حلت التكنولوجيا هذا المشكلة بحيث أصبح هناك مواقع تقدم خدمات الأرشفة الإلكترونية والرقمية على هيئة ملفات بصيغ مختلفة للحفاظ عليها وتقليل الكم من الأوراق وتبعاتها.
- وهناك برنامج مهم جداً على مستوى الشرق الأوسط وأفريقيا تقدمه مؤسسة اللين و الاعمار للاتصالات وتقنية المعلومات حيث تقوم على تحويل الصيغ الورقية للمستندات والوثائق والملفات وغيرها إلى صيغة إلكترونية يسهل عليك البحث عنها والاطلاع عليها عندما تحتاج إليها.
- تعتبر خدمات هذه المؤسسة في الأرشفة من أهم وأفضل الخدمات وأكثرها دقة وجودة إذ أنها لها 17 سنة في مجال الأرشفة للوثائق.
- هناك برنامج آخر يسمى برنامج الامين للمحاسبة والمستودعات ويقدم اقتراحات لطريقة الأرشفة ومنها الأرشفة على شكل ملف نصي قابل للتحرير ا ان يتم سحبه على السكنر أو ملفات مشفرة.
في نهاية الأمر يجب علينا اختيار مواقع وبرامج موثوقة للقيام بعملية الأرشفة الإلكترونية حتى يتم الرجوع إلى المستندات بسهولة وإيجادها كما هي دون أي تغيير عليها.
45 مشاهدة
