تحتوي الرسالة الرسمية -وغير الرّسمية في بعض الحالات- على هذه العناصر الأساسية:
وهو اسم الشخص الذي ستقوم بإرسال الرسالة له ويجب الانتباه بحال وجود لقب محدد له للاحتفاظ بالرسمية.
وهي فقرة يقوم المرسل بكتابتها لتفقد أحوال الشخص المرسل له.
تشرح فيها الهدف الرئيسي من كتابة الرسالة.
- محتوى الرّسالة أو المضمون:
كتابة الموضوع الرئيسي بتفاصيل لإيصال الهدف من الرسالة بإسهاب.
لخّص بها ما ورد في الرّسالة وكتابة التوصيات.
لا بد من تحديد اسم الشخص المرسل له، وكتابة توقيعك الخاص.
- التّاريخ وأي معلومات إضافيّة:
تاريخ الرسالة يفيدك بحال أردت الرجوع لها لمعرفة بحال تأخر الرد عليها، ويمكن أيضاً إضافة مكان كتابة الرّسالة.
ومن المتعارف عليه أن الرسالة أمر لا يمكن أن يستغني عنه كل البشر فمهما كانت بسيطة أو معقدة، سواء باستخدام وسائل تكنولوجية حديثة أو من خلال الحمام الزاجل أو الإشارة باليد فهي تتضمن العناصر السابقة بطريقة أو بأخرى.
ولتتميز برسالتك إليك بعض النصائح حسب تجربتي:
1. اجعل رسالتك مباشرة خالية من الغموض والكلمات التي يمكن فهمها بأكثر من طريقة.
2. تجنب وجود الأخطاء الإملائية وبإمكانك الاستعانة ببرنامج وورد يساعدك على اكتشاف الأخطاء.
3. تسلسل في أفكارك بوضع العناصر السابقة بمكانها الصحيح.
4. لا تكرر نفسك فخير الكلام ما قل ودل.
134 مشاهدة
