إن كتابتك هذا النوع من الرسائل لا يعني عدم وجود قواعد يجب اتباعها، إلا أن هذه القواعد أشبه بالخطوط العامة، كما أنها أقل تقييدًا من قواعد الرسائل الرسمية، ويمكنني أن أنصحك بمجموعة أمور تجعل من رسالتك ناجحة بحيث تحقق الغرض من إرسالها.
الأمور التي عليك تجنبها عند كتابة رسالتك غير الرسمية
- عدم ذكر الغرض من الرسالة: في بداية الخطاب، عليك أن تذكر سبب كتابتك، بغض النظر عن نوع الخطاب الذي تكتبه (رسمي أو غير رسمي) حدد الغرض من الرسالة. بعض المرسلين لا يكتبون القصد من الرسالة، لذلك يتساءل القارئ عن سبب ظهور هذه الرسائل لديه في المقام الأول، وأحيانًا يختار تجاهلها إن ظن أنها غير مهمة.
- كتابة النص بدون فقرات: يجب أن تحتوي الرسالة على فقرات، سيؤدي هذا إلى ربط الأفكار الواردة في الرسالة. وسيؤدي ذلك إلى جعل جملك أكثر تنظيمًا وسيتم فهم الغرض من الرسالة بوضوح. وحتى إن كان المستلم شخصًا ليس بغريب، ذلك لا يعني أنه يمكنه قراءة رسالة غير منظمة بوضوح
- استخدام التعبيرات المبتذلة والكليشيهات: إن هذا الأسلوب يميل لعدم الفائدة وإلى إضاعة الوقت أكثر من أن يكون أسلوبًا غير رسمي.
- استخدام الكثير من الاختصارات: تجنب مثل هذه الكلمات إذا كان بإمكانك استخدام كلمات أكثر شيوعًا ومفهومة. تذكر أن القارئ قد لا يعرف كل الكلمات المحددة التي تستخدمها مهما كان مقربًا منك.
- استخدام كلمات غامضة: الكلمات الغامضة هي كلمات لها أكثر من معنى. مثل هذه الكلمات يمكن أن تربك القارئ وسوف يساء فهم رسالتك. اجعل رسالتك سهلة الفهم ، وكن واضحًا وصريحًا: أي عليك أن تكتب ما تعنيه فقط.
- سوء استخدام الكلمات والهجاء السيئ: إذا كنت تكتب وتستخدم الكلمات مع الكثير من الأخطاء يمكن للقارئ أن يعتقد أنك شخص لا يهتم وأن التعامل معك سيكون مربكًا بشكل كبير.
- إرسال خطاب دون تدقيق لغوي: تظهر معظم الأخطاء؛ لأن الكتاب لا يفكرون في النظر إلى نصوصهم بعين فطنة من أجل اكتشاف أخطائهم.
نصائح لك لتدقيق رسالتك غير الرسمية
- دقّق النص على نسخة ورقية: من الصعب اكتشاف الأخطاء على الشاشة.
- اقرأ رسالتك لاحقًا: إذا كنت تقرأها بعد الانتهاء من الكتابة مباشرة، فستكون فرصة تفويتك للأخطاء أعلى من ذلك بكثير.
- أجرِ مراجعة لغوية ثلاث مرات: المرة الأولى للبحث في المحتوى، والمرة الثانية للقواعد واستخدام علامات الترقيم، والأخيرة للتأكد من أنك استخدمت الكلمات الصحيحة وأن الحروف تبدو واضحة. (ربما يمكنك اعتماد هذه النقطة في الرسائل الرسمية أكثر، لكن ذلك لا يعني إهمال الرسائل غير الرسمية تمامًا).
337 مشاهدة
