تعتمد تسمية الملفات بشكل أساسي على بنية نظام الملفات File System، حيث توجد قيود مُختلفة على طول اسم الملف.
هناك نقطة مهمة جداً؛ هي أن طول اسم الملف المُشار إليه هنا يعني جميع المعلومات التي يحتاجها نظام الكمبيوتر لتحديد الملف. يتضمّن ذلك مُحرّك الأقراص وجميع المجلدات والمجلدات الفرعية المعنية. وقد يتضمن أيضًا أنواعًا معينة من المعلومات الأخرى حول بنية الملف.
هناك مجموعة متنوعة من أنظمة ملفات القرص (disk file system)، ولكل نظام من هذه الأنظمة طريقتها الخاصّة في هيكلة الطريقة التي يتم بها تخزين الملف على القرص. مثلاً قد تحتوي أجهزة USB على نظام ملفات قديم يُعرَف باسم FAT32، بينما الأقراص الضوئية (Optical disks) تحتوي على أنظمة ملفات أخرى مثل UDF أو ISO9660. بينما تستخدم معظم محركات الأقراص الثابتة (Hard drives) المُثبت عليها Windows نظام الملفات NTFS.
هناك بعض الالتباس فيما يتعلّق بالحد الأقصى لطول أسماء ملفات NTFS؛ حيث أنه غالبًا ما يتم التغاضي عن بعض التفاصيل الدقيقة، حيث هناك حد مطلق يبلغ 260 حرفاً، تفرضه واجهة برمجة تطبيقات Windows. ومع ذلك، فإن الحد العملي أقل من 260 حرفًا. على سبيل المثال، يجب أن تحتوي جميع الأسماء على فاصل فارغ (Null) في النهاية. وعادةً ما يرى الكمبيوتر فقط علامة النهاية هذه ولكنها تُحسب كحرف، لذا لا يتوفر سوى 259 حرفًا فقط. يتم استخدام ثلاثة أحرف أخرى من خلال تعيين محرك الأقراص أو وحدة التخزين (على سبيل المثال ، \:C). وبالتالي، فإن حد تسمية المجلد المحتوي والمجلدات الفرعية بالإضافة إلى اسم الملف نفسه يتم تقليله إلى 256 حرفًا.
ومع ذلك، هناك دقة مفروضة من خلال الطريقة التي يقوم بها Windows بترميز الأحرف. لا يمكن أن يكون لأي ملف أو مجلد اسم أطول من 255 حرفًا. يتضمن ذلك المسافات والشرطات المائلة الخلفية المستخدمة كفواصل. غالبًا ما يتم اقتباس هذا الحد البالغ 255 حرفًا لاسم ملف فردي ولكنه ينطبق فقط على أسماء الملفات في (Root directory) حيث لا يوجد الملف داخل أي مُجلدات إضافية.
هناك آلية يمكن من خلالها أن تجعل أسماء الملفات الأطول ممكنة. على سبيل المثال، تتطلب الأنظمة المتصلة بالشبكة مزيدًا من المرونة لأسماء الملفات. توفر واجهة برمجة تطبيقات Windows اصطلاحات تسمية خاصة للسماح بأسماء Unicode طويلة جدًا في ((Block مكون من 255 حرفًا. هذه الأسماء الطويلة مسبوقة بـ "\?\\" (بدون علامات الاقتباس). إذا واجهت مشكلة في اسم ملف طويل جدًا، فجرب استخدام هذا الـ (Prefix) على اسم الملف والمسار.