ان حفظ رسائل البريد الالكتروني عموما , يكون بحفظها في ملف خارجي بعيدا عن سيرفر الايكيل , و هذا لا يكون الا من خلال فتح البريد الالكتروني علي اوتلوك ماسنجر , و الذي يتم تنصيبه مرفقا مع حزمه الاوفيس .
ثم يتم عمل اركايف Archive للبريد الالكتروني , واختيار مسار للملف الذي يتم حفظ الرسائل فيه , و من ثم يمكن للمستخدم ان يقوم بفتح تلك الرسائل في اي وقت يشاء , سواء كان متصلا بالانترنت ام لا .