عند كتابه اي رساله الي شخص مسئول , يجب ان يتم مراعاة بعض الامور حتي تحقق الرساله الغرض المطلوب منها , و من تلك الامور التي يجب مراعاتها ما يلي :-
- يجب ان يتم توجيه الرساله الي السيد الوزير بصفته و ليس بشخصه
- بدايه الرساله بتحيه الشخص الموجهه له الرساله مثل ( السيد الاستاذ / وزير ....... بصفته , تحيه طيبه و بعد )
- كتابه الرساله بشكل سلس و بلغه عربيه صحيحه و البعد عن الاخطاء الاملائيه و الاخطاء النحويه
- كتابه الرساله بالفاظ تشمل الاحترام الكافي للشخص المرسل اليه الرساله
- الابتعاد عن العبارات العاطفيه و مخاطبه الوزير بشخصه
- انهاء الرساله بشكر الشخص المرسل اليه الرساله علي سعة الصدر للقراءه و الاطلاع علي فحوي الرساله و تحقيق الغرض منها