ما يزال من الضروري إلى يومنا هذا في بعض الأحيان تقديم خطاب رسمي للحصول على معلومات، للتقدم لبرنامج أكاديمي أو وظيفة، لكتابة رسالة شكوى، أو ببساطة للتعبير عن رأيك بطريقة فاعلة ومتماسكة، إن هذا النوع من الرسائل قليل، لذا عليك أن تكون حذرًا حيال الأسلوب المستخدم. إليك بضعة نصائح:
1. كن موجزًا
حدد الغرض من رسالتك الرسمية في الفقرة الأولى ولا تحيد عن الموضوع، حاول تجنب اللغة المنمقة أو الكلمات الطويلة واجعل الخطاب قصيرًا ومباشرًا.
الكتابة القوية موجزة، لذا يجب ألا تحتوي الجملة على كلمات غير ضرورية، ولا يتطلب هذا أن يختصر الكاتب كل الجمل بالطبع، أو أن يتجنب كل التفاصيل وأن يتعامل مع الموضوعات فقط ضمن الخطوط العريضة، بل أن يختار كل كلمة ذات أهمية.
مختصر القول أن كل كلمة تكتبها ينبغي أن تخدم غرضًا، فكر في الكلمات الضرورية، واحذف ما ليس كذلك.
2. استخدم نغمة مناسبة
ينبغي كتابة خطاب العمل أو الخطاب الرسمي بنبرة أكثر رسمية من لغتك اليومية. تجنب ما يلي: العامية أو المصطلحات؛ تكرار استخدام الضمير "أنا"، أو "لا أستطيع"، كن مهذبًا ومحترمًا وإن كنت تقدم شكوى.
3. التدقيق اللغوي
التدقيق اللغوي مهم جدا، فما أن تكتب رسالتك الرسمية عليك أن تتحقق من القواعد والتهجئة بعناية، استخدم المدقق الإملائي على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ثم أعد قراءة الرسالة بنفسك، لأن المدقق الإملائي لن يتمكن من اكتشاف كل خطأ، استخدم قاموسا إن كان ذلك ضروريًا، ثم تحقق من القواعد النحوية وعلامات الترقيم واكتمال الجمل.
إنها لفكرة جيدة أن يقوم شخص آخر بمراجعة خطابك الرسمي، إذ من السهل التغاضي عن الأخطاء في شيء قرأته غير مرّة، إذا كانت هذه الرسالة الرسمية مهمة بما يكفي لأخذ الوقت الكافي للكتابة فلا تتعجل في إكمالها، ستقلل الأخطاء من تأثير العبارة أو الانطباع الذي تحاول تكوينه.
4. استخدم التنسيق والعرض المناسبين
تذكر أن الانطباعات الأولى تدوم، لذلك استخدم ورقًا ذا جودة عالية ومغلفًا مطابقًا لخطابك الرسمي، تأكد أن المستلم موجه بشكل صحيح وأن اسمه مكتوب بشكل صحيح. بنفس القدر من الأهمية لا تنس توقيع الخطاب! يمكنك أيضًا البحث عن قوالب مجانية عبر الإنترنت حتى تتعرف على الشكل النهائي الذي ينبغي أن تبدو عليه رسالتك.
48 مشاهدة
47 مشاهدة
873 مشاهدة
2378 مشاهدة
1417 مشاهدة
