ما هي النظم الآلية المتكاملة في تخصص المكتبات والمعلومات

يتكون نظام المكتبة المتكامل (ILS) من سلسلة من العمليات المترابطة التي تبسط إدخال واسترجاع المعلومات لكل من المتخصصين في مجال المعلومات والباحثين. عادةً ما يكون لنظام ILS وظائف خلفية أو وظائف موظفين لتتبع المشتريات، واستلام المواد المطبوعة والرقمية، وفهرسة أو إدخال البيانات والسجلات. يتضمن النصف الآخر من نظام معلومات العمل (ILS) مكونات الاسترجاع من خلال طبقة اكتشاف توفر الوصول إلى المجموعات والكتالوجات والتداول. المكونات الرئيسية لنظام ILS هي عمليات التزويد والفهرسة والمسلسلات والفهرس نفسه. قد تتضمن المكونات الداخلية وظائف إعداد التقارير وإدارة طلبات الإعارة بين المكتبات والاستفسارات المرجعية. تساعد أقسام المساعدة كلاً من الموظفين والباحثين في إدخال البيانات وتكوين الاستعلام.

العمليات الإدارية في الأنظمة المتكاملة:

تشتمل أنظمة المكتبة المتكاملة على مكونات لعمليات التزويد: طلب واستلام وإعادة توجيه المواد المشتراة بأمر دائم أو اشتراك. قد تشمل المواد دراسات مطبوعة ومسلسلات ومواد مادية سمعية وبصرية، بالإضافة إلى مجموعة متزايدة باستمرار من المواد الرقمية. تشمل المواد الرقمية الكتب الإلكترونية والموارد الرقمية والمسلسلات الرقمية والصور وبرامج بث الصوت والفيديو. بمجرد أن تصبح المواد داخلية، يقوم قسم التزويد بفحص الإيصالات مقابل الطلبات والمطالبة بأي عناصر مفقودة. تساعد وظائف التقارير في تعقب التكاليف وسير العمل والعناصر المتأخرة أو المفقودة.

يتضمن نظام الفهرسة، أو يوفر روابط، لجميع السجلات المتعلقة بكل عنصر؛ مطبوعة أو رقمية، أرشيفية، دائمة، أو مؤقتة، والموجودة داخل مجموعات المؤسسة. يتم فهرسة المجموعات الأرشيفية، وسجلات الشركات، والمواد السمعية والبصرية، والعناصر الممسوحة ضوئيًا، وبالطبع الدراسات الفردية ويتم إدخال السجلات. قد تكون تسجيلات الفهرس عبارة عن سجلات MARC (فهرس مقروء آليًا) أو تسجيلات EAD (وصف أرشفة مشفر)؛ يمكن لمتخصصي المعلومات والباحثين بعد ذلك الوصول إلى الكتالوج واسترداد المعلومات المطلوبة.

وهي تلك العناصر التي يتلقاها مركز المعلومات على نمط منتظم؛ يوميًا وأسبوعيًا وشهريًا ونصف شهريًا وربع سنويًا وحتى سنويًا. وعادةً ما يتم ترقيم المسلسلات بطريقة متسلسلة وتتراكم بسرعة. تشمل المسلسلات الصحف والمجلات والمجلات والتقارير والدراسات. يمكن إنتاجها وتوزيعها على الورق والميكروفيلم والميكروفيش وفي الأشكال الإلكترونية والرقمية. قد تكون المسلسلات تقارير وتقويمات وكتالوجات وحتى فهارس. تدمج وحدات المسلسلات عمليات الاستحواذ مع نظام المطالبة ونظام الاسترجاع أو الوصول. يبسط نظام ILS العملية من الطلب إلى الرفوف والاستخدام. يتضمن النظام الخلفي طلب المسلسلات واستلامها والمطالبة بها من الناشرين ومقدمي خدمات الاشتراك.