ما هي المهام التي يقوم بها مدير العمليات؟

 يمكنني إيجاز مهام مدير العمليات فيما يتعلق بالقطاع الخدمي كون خبرتي البسيطة في هذا المجال لأنه إداراة العمليات المتعلقة بالمنتجات تختلف قليلاً
كما أن مهام مدير العمليات تتبع بشكل رئيسي طبيعة الشركة التي يعمل بها فلكل شركة نظام خاص بها

لكن تتلخص مهام مدير العمليات بأن يضمن سير كل العمليات اليومية وبالمحصلة الشهرية والسنوية الضرورية لوصول الخدمة للعملاء بشكل منظم وبفعالية دون أي مشاكل وبأعلى جودة ممكنة.

وبشكل عام يكون مسؤول عن الكثير من الجوانب منها:
- process او مجموعة العمليات وترتيبها لضمان العمل بأكثر شكل فاعل بحيث لا يكون هناك ضياع للموارد او ضياع للوقت.
-كل ما يتعلق بالأشخاص المكلفين بأداء المهام المختلف.
- الوثائق اللازمة ومنها operating modelاو النموذج التشغيلي وأي تفاصيل يجب توثيقها.
- التشبيك مع كل الأقسام المعنية والتي من شأنها التأثير على العمليات بشكل عام مثلاً قسم الموارد البشرية/ قسم المالية
-ضمان بيئة عمل صحية وامنة لجميع الموظفين .
- تعيين الموظفين المناسبين للمهمات المطلوبة.
- التخطيط ووضع الميزانية المناسبة لتنفيذ كافة الخطط بالتنسيق مع استراتيجية الشركة العامة.
جميع العمليات التي يكون مسؤول عنها تكون تطبق استراتيجية الشركة للقسم او للشركة بشكل عام

ومن أحد أهم الطرق او الأساليب في إدارة العمليات هي six sigma methodology والتي تهدف لدراسة العمليات ضمن شركة معينة وتقليل المشاكل قدر الإمكان وهي عبارة عن عدة مراحل تتلخص بالتالي:
 -Define التحديد وهو تحديد المشكلة وأصلها لكي يتم قياسها في المرحلة التالية.
-Measure القياس وهو قياس المشكلة وتحديد حجمها بعد معرفتها.
- Analyze التحليل للمعلومات السابقة لكي يتم بناء القرار بناء على أرقام وليس على فرضيات.
- Improve التحسين وهنا يتم أخذ القرار المتعلق لحل المشكلة.
- Control الرقابة للتأكد ان جميع العمليات بعد تطويرها تسير كما يجب.

وهناك شهادة لهذه المنهجية والعديد من المصادر التي يمكن لأي شخص أن يستفيد منها على الإنترنت.

مدير العمليات اشبه بمايسترو الفرقة الموسيقية الذي يحافظ على تناغم وتناسق الآلات الموسيقة وتدفقها على المسرح بحيث يسمح بتداخل الألحان بتناسق عالي بحيث ينتج بالنهاية معزوفة جميلة يستطيع الزبون تحصيل الفائدة منها.
 وكذلك مدير العمليات هو الشخص المسؤول عن إدارة وتشغيل العمليات اليومية للمؤسسة (day-to-day activities) بشكل متوافق مع استراتيجية وأهداف الشركة؛ سأشرح ذلك من خلال المثال التالي: 

لو افترضنا أن المؤسسة تتبنى استراتيجية تخفيض التكاليف فإن مدير العمليات سيقوم بتصميم العمليات اليومية المطلوبة لتحقيق ذلك ووضع خطة للموارد التي سيحتاجها سواءً مواد أو موارد بشرية أو آلات ومعدات وغيرها من الموارد بحيث تقلل قدر الإمكان من التكاليف وهذا بدوره حتماً سيقلل من مستوى نوعية المنتج في نواحي معينة.. وبالتالي فإن مدير العمليات عليه التنسيق مع قسم الجودة للتأكد من النوعية التي ستتحقق مقبولة أم لا وايضاً لمتابعة نوعية المنتج في شكله النهائي،  والتنسيق مع الإدارة العليا للموافقة على الخطة العملية المطروحة والتكاليف والنوعية المقترحة بالاضافة الى التنسيق المسمر معهم لتحقيق المبيعات المطلوبة، وعليه التنسيق مع قسم اللوجستيات لتوفير المواد والمعدات بالكمية والتكاليف والوقت المحدد، والتنسيق مع إدارة المستودعات سواءً من أجل تحميل المواد المطلوبة للمؤسسة او تحميل المنتج النهائي للزبون ، والتنسيق مع قسم الموارد البشرية لتوفير العمالة المطلوبة، وقد يحتاج إلى التنسيق مع قسم البحث للتطوير وقسم المالية ، وأيضاً قسم التسويق والمبيعات للتأكد من تلبية حاجات العميل ولتنسيق عمليات المؤسسة ضمن الطلبيات الموجودة أو ما يتنبئ ببيعها..

ثم يتابع العمليات اليومية بأن تكون ضمن الجدولة المخطط لها مسبقاً ويشرف عليها بحيث يتأكد من سير العمليات بسلاسة وتناسق دون حدوث ركود أو خلل نوعي وكمي ضمن أي من عملية من عمليات المؤسسة من خلال أدوات قياس الأداء.. بالإضافة الى العمليات اليومية التي تتعلق بإدارة المخزون وإدارة القوى البشرية لديه.