الارشفة الاكترونية هي عملية تحويل المستندات الورقية إلى مستندات إلكترونية عن طريق المسح الضوئي من خلال الماسحات الضوئية و وسائط التخزين باضافتها للبرامج التي تعمل مع نظم ادارة المحتوى, ووفقًا لهذا وتقوم المؤسسات الحكومية والخاصة بعملية الارشفة لجميع ملفاتها ووثائقها الورقية لدخول العالم الرقمي .
مكونات برامج الارشفة تسمى بوحدات الارشفة الالكترونية و هي الوحدات التالية:
- وحدة الاعداد لاختيار النظام المناسب للمؤسسة.
- وحدة ادارة المستخدمين لادارة المجموعات ومنح الصلاحية المناسبة لكل مجموعة والمتخدمين التابعين لها.
- وحدة ادارة المشروع والتي يمكننا من خلالها اضافة وتعديل وحذف انواع الملفات و انواع الوثائق والاقسام بالاضافة للاجازات.
- ادارة مجمع المهام وهي المهام الموكلة للمستخدم اوتوماتيكيا و من الممكن تغيير المستخدم المسئول عن المهام وتوجيهها لمستخدم اخر.
- وحدة استلام الملفات لانشاء مجلدات وتحديد الهيكل التنظيمي لكل مجلد.
- وحدة المسح الضوئى التي تعمل على رفع المجلد والوثائق الخاصة به, وتحديد الثائق التي تريد نقلها الى النظام.
- وحدة فهرسة الوثائق لاضافة خصائص للحقول.
- وحدة الجودة التي يتم من خلالها قبول المجلد او رفضه او رفض جزؤ منه مثل الصور والفهرسة.
ولتنفيذ الارشفة الاكترونية قم بالخطوات التالية:
- مرحلة تحضير الوثائق والملفات وفرز الوثائق التي تريدها وازالة الملفات التي لا تريدها.
- مرحلة التصوير الضوئي للملفات التي قمت بتصنيفها واختياره بواسطة اجهزة المسح الضوئي.
- مرحلة مراقبة وتدقيق الجودة عن طريق التدقيق بالملفات ومقارنتها بالاصل و التركيز على وضوحها و جودتها.
- مرحلة الفهرسة وهي مرحلة ادخال الفهارس والوثائق والبيانات المتعلقة بالاوراق والملفات و التي تم تصويرها و يمكن استخدام برمجيات خاصة بالتكشيف او الفهرسة الالية.
- مرحلة إعادة الملفات الى اصولها وهي اعادة الملفات التي قمت بمسحها ضوئيا والقيام بتدبيسها واعادتها.
- مرحلة الحفظ والخزن في الحواسيب او في القراص الممغنطة والمدمجة.
- مرحلة الاطلاع على الارشيف الألكتروني وهو الهدف من الارشفة الاكترونية, تبليغ الارشيف للمستفيدين والاطلاع عليه بشكل مباشر أو غير مباشر.
86 مشاهدة
