جدول الأعمال ( agenda ) : هو برنامج اجتماع يتضمن أهداف الاجتماع وموعده وجميع النقاط المهمة التي ستناقش فيه، مما يمكن المشاركين في الاجتماع من التعامل مع هذه النقاط بفعالية وفي الوقت المناسب.
يمكن تقسيم أهداف جدول الأعمال ( agenda ) إلى قسمين:
أولاً: أهداف تتحقق قبل الاجتماع، وذلك في حال تم ارسال جدول الأعمال إلى المشاركين في الاجتماع مسبقاً، وهي:
1- إشعار وتذكير بالاجتماع؛ وهذا فيه مجاملة واحترام للمشاركين، كما أنه يقلل نسبة تغيّب أو تأخر المشاركين.
2- طرح قائمة الأهداف والموضوعات التي سيتم مناقشتها، مما يتيح للمشاركين الاستعداد مسبقًا ليكونوا أكثر إيجابية وفعالية؛ وهذا بدوره يساعدهم على تقديم مساهمات قيّمة.
3- يمكن أيضاً فتح مجال للمشاركين في الاجتماع من إضافة أو تعديل بنود جدول الأعمال ( agenda ).
ثانياً: أهداف تتحقق خلال الاجتماع، وهي:
1- تقليل الوقت الضائع خلال الاجتماع.
2- التفاعل بإيجابية وتشاركية في الاجتماع؛ بحيث أن وجود جدول أعمال ساعد المتحدثين والمشاركين على الاستعداد للاجتماع.
3- يساعد في تتبع بنود الاجتماع والبقاء المسار الصحيح له.
39 مشاهدة
