لكي تتمكن من التفريق بين الوثيقة و السجل يجب أن تعرف مفوهم كل منهما , و استخدماتها. فالوثيقة هي ورقة رسمية تحتوي على معلومات و نصوص تعطي دلائل , و يمكن الرجوع اليها للتحقق من أمر و التأكد من صحته, بالاضافة الى أنها رد على الرسائل الواردة الى الشركة.
أما السجل فهو وحدة من المعلومات و البيانات المحفوظة تم تسجيلها و حفظها مسبقاً, و يحتوي على كافة المراسلات و المعلومات حول موضوع معين و المرفقات المتعلقة بذات الموضوع.