كيف أكتب رسالة بريد إلكتروني صحيحة بدون أخطاء؟

مما لا شك فيه أن البريد الإلكتروني يُعتبر من أهم وسائل التواصل الرسمية في عصرنا الحالي، ويُعتمَد عليه بشكل كبير في الأوساط المهنية؛ فأنا شخصياً لا أستغني عنه أبداً، ولضمان صحة الكتابة فيه يجب عدم ترك خانة العنوان فارغة وكتابة عنوان مناسب للمحتوى المراد إرساله، حيث يعمل العنوان المناسب على لفت انتباه مستلم الرسالة، وإعلامه بمحتواها، كما يجب عليك في بعض الأحيان تقديم معلومات دقيقة في خانة العنوان؛ لتوضيح محتوى الرسالة، ومثال ذلك ما يلي: Subject: Team Meeting- 11 a.m. June 2, 2021، ففي هذا العنوان علم مُستلم الرسالة بنيّة عقد اجتماع للفريق ولُفِت نظره إلى موعد عقده.


مراعاة إيجاز الرسائل الإلكترونية ووضوحها 

عند كتابة بريد إلكتروني يحتوي على عدّة أفكار ومحاور عليك مراعاة ما يأتي:

تعبّر الكلمات عن شخصيتك، وعليك وضع احتمالية إعادة إرسال رسالتك إلى شخص آخر؛ لذلك لا تغفل عن لباقة الأسلوب بحيث تستطيع إيصال الفكرة المطلوبة دون إساءة الفهم ، فمن المعلوم أن البريد الإلكتروني بخلاف اللقاءات المباشرة يحرمنا من معرفة ردّة فعل مستلم الرسالة ولغة جسده عند قراءته له؛ لذلك ضع نفسك مكان مستلم الرسالة، وفكّر بالطريقة التي سيقرأها فيها.

تذكّر أنك تكتب رسالة لا مقال حيث يكون في الغالب نص الرسالة مكوّنًا من فقرة أو فقرتين بحيث لا تزيد كل فقرة عن 4 جمل.

بحيث يكون سهلاً للقراءة ومريحًا للنظر، ويكون التنسيق في أغلب الرسائل الإلكترونية كما يأتي:

تأكد من خلوّ الرسالة من الأخطاء الإملائية واللغوية قبل إرسالها؛ ففي كثير من الأحيان تؤدي الصياغة الخاطئة إلى الفهم الخاطئ للمحتوى، وهنا تجدر الإشارة إلى معرفة متى يجب الكتابة بالأحرف الكبيرة عند الكتابة باللغة الإنجليزية.

وأخيرًا يجب التأكيد على مراجعة أسماء مستلمي الرسالة قبل إرسالها إليهم لتصل الرسالة إلى المعنيين فيها.