كمسؤول موارد بشرية، ما هي الطريقة الأنسب لإخبار موظف ما أن وظيفته في خطر؟

اذا اردنا ان نتحدث عن الطرد او الفصل و كان قرارك بفصل موظف ما قاطعا, فلا تؤجله, كن عطوفا ومحترفا في فعل ذلك, استخدم كلمات وجمل بسيطة وواضحة لايصال هذا الخبر الحزين لمعظم الموظفين. كأن تقول مثلا: لدي اخبار مؤسفة لك, اليوم سيكون اخر يوم لك معنا, وقم بذكر السبب فورا, كن ان السباق بقول كل ما لديك ولا تترك اي معلومات مبهمة,اذكر السبب دائما ومن ثم افسح له المجال بأن يرد, ردود الموظفين تتفاوت بين التقبل بتواضع او البكاء او الصراخ او العنف, او ربما هم ينتظرون هذا القرار على احر من الجمر! من يدري !
كن مستعدا على اجابة اي اسئلة قد يطرحها الموظف, اذكر جميع التفاصيل المهمة المتعلقة بمستحقاته مثلا او اجازاته او اي معاملات رسمية نهائية سيتم عملها.
كن عطوفا وانسانيا, ان تجرد الشخص من وظيفته او عمله او تخبره بأنه موظف غير جيد هو امر تراجيدي ومأساوي جدا, فماذا نملك غير اعمالنا؟ سيؤثر هذا الامر عليه لوقت طويل وربما لبقية حياته, لا احد ينسى اليوم الذي فُصل فيه من عمله أليس كذلك؟ كن معطاء واعرض عليه عروض عمل اخرى او اعرض عليه ان تكون مرجعه عند التقديم لوظائف اخرى مستقبلية. اذا بكى اجلب له المناديل الورقية, اذا تصرف بعنف احتو هذا الموقف, لا تصرخ ولا تنفعل فردود افعالهم متوقعة وطبيعية, باختصار هذا هو المكان المناسب لأن تظهر انسانيتك.
عند فصلك لموظف ما مهما كان السبب, واجبك ان تخبر باقي الفريق, اخبرهم بان فلان تم فصله لاسباب خاصة, فهذا امر سري وشخصي بينك وبينه, الا اذا كان السبب يؤثر على باقي الشركة. مثلا اذا كان سبب الفصل هو التحرش الجنسي او خرق قوانين التعامل بين الموظفين في بيئة العمل والتعدي عليهم بشكل جسدي او نفسي او جنسي, يجب ان تذكر ان فلان قام بخرق القواعد بدون الخوض في التفاصيل للحفاظ على خصوصية الطرف الاخر, وان هذا الامر لن يتم التساهل فيه ابدا مهما كان الشخص, حتى يكون بمثابة تحذير لمن يفكر ان يفعل مثل هذا الفعل. (1)
اما اذا كنت تملك انتقادات او اعتراضات على اداء الموظف واردت ان تحيطه علما, فاخبره بشكل مباشر بدون الاطالة في الحديث, ركز على الاسباب والمشاكل التي لاحظتها وصفها له بطريقة سهلة الفهم غير مبهمة, لا تتشتت ولا تتحدث عن امور اخرى خارج سياق العمل حتى لا تعطه فكرة عن سخافة الامر, بل اشعره بجديته وبقلقك. اشرح له كيف ان اداؤه يؤثر سلبا على الفريق او البيئة, ان كانت لديه مشاكل شخصية تعيقه حاول ان تفهمها وشجعه على حلها, يجب ان تكون الحلول نابعة منه هو وان يكون راغبا في التغيير, ان كان بحاجة الى مساعدتك وكنت تملك القدرة على المساعدة, كن انسانيا وساعده. اذكر العواقب التي من الممكن ان يتم تنفيذها في حال استمر على هذا المنوال السيء. اخبره انك تتوقع منه ان يتصرف كذا وكذا, وانك واثق من قدرته على التحسن , اتفق معه على موعد اخر لمراقبة التطورات والتغيرات ان حدثت, وتقرير ما سيحدث ان لم يجر اي تغيير ايجابي على ادائه. طبعا كل هذا يجب ان يتم بشكل خاص بينك وبينه, لا داعي ابدا لان يذاع هذا النقاش الخاص امام الفريق او اي احد اخر لا دخل له في مصلحة الموظف. فموضوع النقاش هو الموظف وليس أنت, ولا احد غيره, هو من سيتقرر مستقبله وسيواجه تغييرات عملية,لا احد غيره. (2)

The Right Way to Fire Someone (hbr.org)
HOW TO: Have a Performance Conversation With an Employee (hrbartender.com)

أعتقد أن وظيفة مسؤول الموارد البشرية هي من أصعب الوظائف في أي مؤسسة... هذا ما كانت تقوله لي صديقتي راما عاشور وهي مسؤول الموارد البشرية في الشبكة العربية للإعلام؛ فعلاقتك يجب أن تكون جيدة بالموظفين وبالمدير في نفس الوقت، كما أن عليك أن تكون على قدر كبير من الالتزام لتكون قدوة للموظفين الآخرين، ناهيك أنك يجب أن تتمتع بحس كبير من المسؤولية والحيادية وأن تتقن فن الإصغاء والتحدث وأن يكون لديك بعد نظر، وتتمتع بذكاء عاطفي كبير. 

فتمتعك بكل هذه الصفات يسهل عليك مهمتك وخاصة عندما توضع في موقف صعب كهذا الموقف الذي يتطلب منك إخبار موظف أن وظيفته ومصدر رزقه في خطر. 

بالنسبة لي... أرى أنه ليس هناك إجابة محددة على هذا السؤال؛ فطبيعة الموقف وشخصية مسؤول الموارد البشرية وشخصية الموظف المراد إخباره بأن وضعه في خطر وسياسة المؤسسة والخطأ الذي ارتكبه أو السبب الذي تسبب بهذا الوضع... كل هذه الأمور تلعب دوراً في طريقة إخباره بهذا. 

فالموظف المجتهد المثابر في عمله إن أخطأ وتسبب هذا الخطأ بأن تكون وظيفته في خطر يجب أن يتم التعامل معه بطريقة تختلف عن الطريقة التي يتم فيها التعامل مع الموظف الذي اعتاد على ارتكاب الأخطاء دون أن يتحمل أدنى قدر من المسؤولية، كما أن هناك أمور نسبية قد يراها أحد خطأ بينما يراها آخر أنها أمور مقبولة. وأيضاً عندما يخطأ الموظف الجديد يجب أن يتم التعامل معه بطريقة ألطف من الطريقة التي يتم فيها محاسبة الموظف ذو الخبرة. 

لكن بشكل عام... يجب أن يتم الاتفاق على أمور أساسية للتعامل في هذا الموقف وهي... أن يتم إخبار الموظف بأنه في خطر بالمكان والتوقيت المناسبين، فلا يجب إخباره بهذا أثناء غداء العمل أو في آخر دوام يوم الخميس مثلاً، حتى لا يتسبب له هذا بتعكير صفو أيام إجازته. 
وأن يتم إخبار الموظف بهذا من قبل مسؤول الموارد البشرية نفسه وليس من قبل مسؤوله المباشر مثلاً لأنه يمتلك مؤهلات ومهارات تمكنه من إيصال الرسالة له بشكل مناسب، ويمكن أن يستدعي مسؤول الموارد البشرية المسؤول المباشر إن احتاج الأمر، كما يجب أن يتم إخبار الموظف بهذا شخصياً وليس عن طريق الاتصال الهاتفي أو رسائل الإيميل، وأيضاً يجب التأكد من أن يتم الحديث معه على انفراد وأن يشكر أولاً على نقاط قوته وإنجازاته قبل أن توصل له هذه المعلومة. 

من المواقف الطريفة التي حدثت معي أثناء عملي في مؤسسة أنه قد تم توجيه تنبيه خطي لي بسبب خطأ ارتكبه مديري المباشر مرة، وعندما أخبرني مسؤول الموارد البشرية بأنه سيتم توجيه تنبيه خطي لي كان يعرف أنني لست أنا المخطئة، ولكنه كان مجبراً على هذا، فوجه لي التنبيه، والمضحك المحزن في الموضوع أنه تم توجيهه لي قبل إجازة عيد الفطر بيوم واحد كعيدية... ولكنه تم سحبه بعد الإجازة بيوم.